Dit privacybeleid beschrijft:

welke persoonlijke gegevens we verzamelen,
hoe we deze gebruiken,
de wettelijke basis voor verwerking,
hoe lang we gegevens bewaren,
met wie we ze kunnen delen,
welke technologieën we gebruiken (videobewaking, oproepopname),
hoe ouderlijke toestemming wordt verkregen,
rechten van bezoekers en hoe deze uit te oefenen.

We verzamelen de volgende categorieën gegevens:

• Volledige naam voor identificatie van deelnemers

• Leeftijd voor leeftijdscontrole

• Telefoon en e-mail voor boekingsbevestiging, contact en instructies

• Foto's en video's als onderdeel van de spelervaring en voor marketing (met toestemming)

• Gespreksopname voor servicekwaliteit en vastlegging van afspraken

• Videobewaking (video en audio) voor beveiliging, onderzoek en bescherming van apparatuur

Gegevens worden verzameld via:

• Website en Resova online boekingssysteem

• Toestemmingsformulieren via Buzzshot

• Contact via telefoon, e-mail, sociale media en persoonlijk aan de receptie

• Videobewaking en gespreksopnamesystemen

Wij verwerken gegevens op basis van wettelijke gronden:

• Uitvoering van contract (bijv. boekingsbeheer)

• Wettelijke verplichtingen (bijv. fiscale bewaarplicht)

• Gerechtvaardigd belang (beveiliging, serviceverbetering, verdediging van onze rechten)

• Toestemming (bijv. marketing, publiceren van foto's)

• Ouderlijke verantwoordelijkheid voor minderjarigen

• CRM-gegevens bewaard voor onbepaalde tijd tot verzoek tot verwijdering

• Fiscale documenten 10 jaar

• Formulieren en aansprakelijkheidsvoorwaarden (Buzzshot) tot 20 jaar

• Marketingcontacten 2 jaar na laatste interactie

• Camerabeelden 30 dagen

• Gespreksopnames tot 90 dagen

Bij een verzoek tot verwijdering worden gegevens gewist, tenzij wettelijk verplicht om te bewaren.

Wij verkopen of delen geen gegevens met derden voor reclamedoeleinden.

Alleen de volgende partijen hebben toegang:

• Intern VR ARENA-team (beperkte toegang)

• Subonderhouders voor gegevensverwerking

• IT- en gegevensopslagproviders

• Betalingsproviders (Stripe, etc.)

• Overheidsinstanties - alleen bij wettelijk bevel

Alle subonderhouders hebben vertrouwelijkheidsovereenkomsten getekend en voldoen aan de AVG (GDPR).

• Geïnstalleerd in alle gemeenschappelijke ruimtes (inclusief de spelarena)

• Registreert video en audio

• Doeleinden: beveiliging, conflictoplossing, kwaliteitscontrole, registratie van schade

• Opslag: 30 dagen, daarna automatisch verwijderd

• Beperkte toegang voor geautoriseerd personeel

• Alle oproepen kunnen worden opgenomen, met melding aan het begin

• Doel: kwaliteitscontrole en boekingsregistratie

• Opslag: tot 90 dagen

• Beperkte toegang

• Deelname van minderjarigen onder de 18 jaar alleen met schriftelijke toestemming van ouders of voogden

• Ouders tekenen via Buzzshot en: geven toestemming voor deelname, stemmen in met gegevensverwerking, aanvaarden verantwoordelijkheid voor gedrag en schade

Zonder toestemming is deelname van minderjarigen niet toegestaan. Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken met mogelijke verwijdering van gegevens.

Bezoekers kunnen:

• Toegang tot hun gegevens aanvragen

• Onjuiste gegevens corrigeren

• Gegevens verwijderen (tenzij wettelijk verplicht om te bewaren)

• Verwerking beperken

• Marketingcommunicatie weigeren

• Toestemmingen intrekken

Alle verzoeken zijn gratis en worden binnen 30 dagen beantwoord.

Dit beleid kan worden bijgewerkt. De nieuwste versie is altijd beschikbaar op: